Ufaj ale kontroluj….

Ufaj ale kontroluj….

Jest pewna sytuacja, która powtarza się bardzo często. Kontaktuje się ze mną pracownik niższego szczebla jakiejś firmy. Prosi o spotkanie, gdyż chce się tylko skonsultować. Ja takich spotkań nie lekceważę, w sumie prowadzę swoją działalność, by być dla innych niczym lekarz, który stara się zarobić na tym, że inni przychodzą do niego z problemem. Tym się różnię od prywatnych lekarzy, że za pierwszą wizytę rzadko biorę pieniądze. Ale wracam do opowieści…

 

„Będąc młodą lekarką na nieustannie mord… modernizowanej i przebudowywanej rubieży przyszedł raz do mię pacjent o wyglądzie nieciekawym, ze śladami licznych przebytych ostatnio operacji.….” *

 

Spotykamy się zwykle w sieci albo na kawie. Opowieść zaczyna się zwykle podobnie. „Panie Michale, mamy chyba problem i nie wiemy, jak go rozwiązać”. Opowieść zwykle dotyczy tego, iż władze spółki lub tylko jeden z członków zarządu spółki, mają podejrzenia, że dzieje się coś w firmie, ale nie wiedzą co mają z danym fantem zrobić. Zwykle jest tak, że widzą, iż ktoś z menadżerów, partnerów, oszukuje ich, np.  sprzedaje towar, usługi firmy na lewo, czerpiąc z tego korzyści albo pracuje parę godzin dla firmy a następne poświęca sprzedawaniu usług konkurencji, albo sam prowadzi działalność konkurencyjną i to od dawna albo osiąga jakieś inne korzyści kosztem firmy albo na przykład okrada firmę w taki czy inny sposób. Zasadą jest także to, że problem jest dostrzegany przez zarząd, prezesa albo jednego z członków zarządu, ale nie jest wystarczająco udokumentowany. I najczęściej nie wiedzą o nim właściciele biznesu. Bardzo często posiadana wiedza jest efektem zgłoszeń anonimowych, skarg byłych pracowników, zwolnionych za to, że wiedzieli i widzieli za dużo. Osoby, które zdobyły tę wiedzę, po cichu by nikt się nie zorientował, badając prawdziwość takich informacji czy anonimów, nie zdobyły na tyle mocnych dowodów, by coś z tym zrobić. Często ze strachu, wiedzą, ale faktycznie nie robią nic, bo obawiają się, że o wszystkim dowie się „góra”. Osoby, którym trafiło się „przejść na czarną stronę mocy” to byli przecież ich pracownicy, współpracownicy, koledzy, przyjaciele, partnerzy i trudno im było uwierzyć w to, o co ktoś ich oskarżał. A jednocześnie będąc z nimi powiązani, sami obawiają się „odpowiedzialności zbiorowej”, że wiedzieli i nic nie zrobili. Czasami do pewnego momentu mieli nawet przekonanie, że to jest niemożliwe, nieprawdopodobne, o co ich się oskarża. Z drugiej strony pot spływa im po plecach, jeśli by to, co ktoś im powiedział, napisał – było prawdą.  Często dzielą się ze mną obawą: „Obawiamy się, że jeśli wyrzucimy tego faceta, pozbędziemy się go z naszego grona, to wybuchnie afera, on w obronie może nas o coś oskarżyć i właściciele naszego biznesu, udziałowcy po prostu zarzucą nam niegospodarność i brak należytej kontroli”. Tak, tak bywa i jak już kiedyś napisałem, wygląda to czasami tak jak pojedynek rewolwerowców – kto pierwszy wyciągnie rewolwer i wystrzeli informacją, że ich firma jest notorycznie okradana i kogo ona pierwsza trafi.

 

 

„Proszę się zatem położyć na leżankę. Mam dla pana coś zupełnie nowego.
A Pacjent na to: Wszyscy mi tak mówią…”

 

Jest pewna sytuacja, która sprzyja tego rodzaju sytuacjom. Wielu właścicieli firm niezależnie jak stali się ich właścicielami (czy kupując udziały, przejmując spółki, wchodząc kapitałowo, czy tworząc spółkę zależną z nowym inwestorem, etc.), zbyt pochopnie lub nieroztropnie zakładają, że osoby wyznaczone do zarządzania ich własnością, robią to na tyle uczciwie, że nic się nie może wydarzyć, co by zaszkodziło biznesowi, gdyż „nie jest to w ich interesie”. Ostatnio badałem wstępnie kilka takich przypadków i zaskoczyło mnie, że właściciel większościowy czy udziałowcy zakładają, że jak ktoś zyskał już ich zaufanie, został członkiem zarządu, prezesem i przez to,  ciąży na nim odpowiedzialność całym majątkiem za realizację powierzonych mu zadań, otrzymują niesamowite granty, premie, dostają wysokie zarobki, to w żaden sposób nie zrobią niczego, co mogłoby spowodować to, że będą działać na niekorzyść właściciela, udziałowca, akcjonariuszy i samej firmy. Nie dopuszczają nawet do myśli obaw, że ktoś mając tak wiele, może zrobić coś, by zyskać jeszcze więcej i to w nieuczciwy sposób, ich kosztem. I niestety jest to błąd, bo dosyć często zdarza się, że człowiek mając wysoką pozycję, pracując czasami dla biznesowych gigantów, może się skusić, gdy dojdzie do splotu trzech elementów: okazji, motywu oraz zracjonalizowania sobie czemu dopuszcza się zrobienia czegoś na szkodę swojego pryncypała (najczęściej tłumaczy sobie to tak: „Jeśli on – właściciel – nie kontroluje mnie dostatecznie, to znaczy, że się dopuszcza, bym sobie coś na boku uszczknął”). Poznałem kiedyś takiego, który po prostu poszedł do swojego szefa i zapytał się, czy zgodzi się na pewien układ, gdzie on mu da połowę tego co zarobi na boku. I szef się zgodził!

 

„Ponakłuwałam wszystkie możliwe organa i pobrałam z niech próbki…

Pozatykałam powstałe liczne otwory bo pacjent zaczął tryskać, a ja nie byłam pewna czy zdrowiem…

Obejrzałam próbki pod mikroszkopem…”

 

Drugim błędem akcjonariuszy, udziałowców lub osób zarządzających spółką „matką” (gdy taka sytuacja dotyczy osób zarządzających spółką „córką”) jest ślepa wiara w magię audytów i kontroli. Niedawno przyglądałem się spółce „córce” bardzo znanej zagranicznej spółki. Nie mogłem uwierzyć, że osoby zarządzające od wielu lat spółką „córką” w Polsce, nie wpadły przy pierwszej lepszej kontroli czy audytu. Ale było to możliwe, gdyż kontrolerzy z zagranicy przyjeżdżając do firmy-filii też nie zakładali, że mogą być celowo wprowadzani w błąd, przez ludzi, którym dają tak duże pieniądze i swoje zaufanie. Panowie z zarządu spółki „córki” oszukiwali „matkę” na setki sposobów. Ale też tolerowali u pracowników ich nieuczciwość. Nie robili to z przypadku. Np. tolerowali fakt, że pracownicy oszukują na paliwie. Tak – robili to, przymykając celowo na to oko, że  firma płaci pracownikom za to, że tankują paliwo do celów prywatnych. Proszę się nie dziwić – oszust czasami toleruje oszukiwanie, gdyż z jednej strony zawsze ma „haka”, jakiego może wyciągnąć na każdego pracownika w firmie, ale także dlatego, że oszust na stanowisku stara się jak najbardziej utrzymywać koszty na jak najwyższym i stabilnym poziomie. Czemu? Zaraz to wyjaśnię.

Pomimo, iż oszukiwano spółkę „matkę” na setki innych sposobów by część kosztów finansowanych przez Centralę trafiało do kieszeni zarządzających filią menadżerów, wielu pracowników nie podejrzewało, że taka sytuacja trwa w fili w najlepsze. Wybieram ten rodzaj oszustwa jako prosty przykład, gdyż wiele firm może rozpoznać w prosty sposób jak są oszukiwane przez osoby zarządzające i pracowników przyglądając się dwóm tylko danym – GPS (jeśli mają system monitorowania pojazdów służbowych lub kilometrówki – jeśli pracownicy muszą je prowadzić) oraz dokładnym grafikiem tankowania z kart paliwowych. Otóż w firmie, którą miałem się zająć na prośbę jednego ze znajomych mi menadżerów (i w końcu nie zająłem się, o czym powiem później) na moją podpowiedź, wprowadzono testowo prostą zasadę, iż tankowanie do pojazdów służbowych, po godzinie 12:00 w piątek oraz przed 12:00 w poniedziałek (poza przypadkiem wyjazdów służbowych w delegację) traktowane będą jako tankowania do celów prywatnych i menadżerowie oraz pracownicy powinni zwrócić na koniec miesiąca koszty tych tankowań (nie były one brane do limitu przyznanego pracownikom). Był to pilotaż, jak każdy test miał tylko coś wskazać.  W tejże spółce, sporej zapewniam – test wskazał, iż wprowadzenie takiego niewielkiego ograniczenia dawało oszczędności przekraczające 150 000 PLN miesięcznie. Gdy informacja ta dotarła do członków zarządu, nie wprowadzili oni tego rozwiązania w życie, gdyż bali się, że Centrala (czyli osoby zarządzające spółką „matką”) przyjrzą się dokładniej innym wydatkom zaskoczeni informacją o możliwej oszczędności. Mój niedoszły Klient potem zakomunikował mi, że nie rozumiejąc tej decyzji, nie będzie naciskał na dalsze testy bojąc się, że jego dociekliwość sprowadzi na niego kłopoty. A ja niestety nie zarobiłem, bo żal mi się zrobiło człowieka, który chciał wykazać się i pokazać swoim szefom, że firma zamiast zwalniać pracowników, mogłaby obniżyć koszty i straty. Widziałem też jego zażenowanie, kiedy domyślił się, że tolerowanie marnotrawstwa, jest wierzchołkiem większej góry lodowej, która dryfowała poprzez jego korporację. Audyty przyjeżdżające z Centrali do spółki matki sprawdzały tylko zgodność dokumentacji, faktur ze stanem faktycznym i kosztorysami przesyłanymi do Centrali. Nie zgłębiano, nie dochodzono czy można było coś kupić, sprzedać lepiej, taniej z większym zyskiem dla spółki. Nie sprawdzano czy można było oszczędzić. Czemu? Bo wszystko się zgadzało na papierze a przyjęta metodologia nie uwzględniała jednego – że spółkę „matkę” może oszukiwać kierownictwo spółki „córki”. Gdyby przyjrzano się bliżej, chociażby weryfikując koszty, wysokości faktur i ich adekwatności z tym za co zostały one wystawione, od razu dostrzeżono by prostą rzecz, że spółka „córka” rżnie na kasę spółkę „matkę” a różnica pomiędzy tym co przesyła „matka” by pokryć koszty „córki” trafia do kieszeni członków zarządu „córki” i osób, które dla nich „pilnowały” tego „złotego interesu”. A wystarczyło przyjechać do Polski na dłużej i sprawdzić, czy koszty prowadzenia firmy nie są za duże i czy nie można ich obniżyć. Albo wynająć i zapłacić za dociekliwość komuś, co to zrobi dyskretnie, z boku i bez rzucania się w oczy.

 

„Oczom nie wierzę choć uszom słyszę – w pana organiźmie są najróżniejsze komórki swojskie i obce, staro i nowotworowe, a co jedna to bardziej podejrzana…

Pacjent: Yiiyyy… To już, pani doktor? Czy budzę się zdrowy? A młoda lekarka na to:  Skądże znowu! Teraz dopiero nastąpi terapia.”

 

Właściciel odpuszczający kontrolowanie spółki, nie pozostawiając w spółce kogoś, kto będzie patrzył na ręce osobom zarządzającym, podejmuje się bardzo wysokiego ryzyka na popwstanie patologicznych i dosyć trwałych (długotrwałych) patologii zaburzających proces oceny efektywności zarządzania spółką „córką”. Pracuję i zajmuję się oszustwami tak wiele lat, że bardziej dzisiaj jestem skłonny twierdzić, iż nie ma takiego poziomu wynagrodzenia, jakie można dać menadżerom by to powstrzymało ich przed zrobieniem czegoś głupiego wobec Właściciela czy Akcjonariuszy, jeśli sami nie mają silnych hamulców moralnych, gdy odkrywają, że nikt ich de facto nie kontroluje. To tylko kwestia czasu albo splotu pewnych wydarzeń, by człowiek uległ pokusie sięgnięcia po łatwe pieniądze i przeniesienia ich do swojej prywatnej kieszeni. Na rynku takich pokus jest strasznie dużo, a one wciąż kuszą. A co się stanie, gdy im ulegną?  Korupcja, pranie brudnych (tak wyłudzonych) pieniędzy, zwykłe złodziejstwo, wyłudzanie środków i przejmowanie części kosztów do swojej prywatnej kieszeni, naciąganie klientów (np. zmuszania ich do opłacania ich prywatnych inwestycji w zamian za zlecenia czy kontrakty), wyłudzanie pieniędzy od podwykonawców (za to, że dostają kontrakty i zlecenia), łapówki za sponsoring, wyłudzanie części prowizji od pośredników – to tylko część z tego, co może robić osoba, w Waszym imieniu zarządzająca Waszym biznesem, filią, spółką „córką”. I chociaż żaden dobry menadżer nie będzie obrażał się, że ktoś go sprawdza i kontroluje, ludzie czują jakiś psychiczny opór, by „dobremu” zarządowi mimo sukcesów, patrzeć na ręce nawet (pomimo tego!), jeśli generują spore zyski. Czy dopuszczasz Czytelniku do myśli fakt, że iele firm generuje zyski zaniżone, bo skubią swoich Właścicieli wrzucając w koszt wyłudzane środki? Ludzie znający się na rzeczy wiedzą, że zaufanie buduje się latami i jednym z elementów budowania zaufania jest przyglądanie się temu, co robią osoby, które aspirują do roli zaufanych. Troska właściciela o swój biznes nie powinna budzić sprzeciwu. Jeśli wysyłając niezapowiedzianą kontrolę, wynajmując zewnętrzną firmę, która zrobi kontrolę antyfraudową, dokładny audyt zgodny z zasadami due diligence zadając trudne pytania i wymagając na nie uczciwych odpowiedzi, monitorując to, co dzieje się w Twojej firmie usłyszysz pytanie: „Czy Ty (Wy) mnie (nam) nie ufacie?” – to wiedz, że działasz właściwie.

 

A jeśli taką niezapowiedzianą kontrolą, wykryłeś nieprawidłowości, to masz jeszcze satysfakcję, że udało Ci się uratować masę pieniędzy a może i własną reputację. Czasami może się wydawać, że skłonność do oszukiwania swoich szefów jest tym większa im dalej oni od nich pracują. Im mają większą swobodę działania a najważniejszym wskaźnikiem, który jest miernikiem ich oceny jest wysoka sprzedaż i rosnący z roku na rok zysk – tym łatwiej o pomyłkę. Jeśli nie kontroluje się wysokości kosztów albo robi się to powierzchownie, trudno jest odkryć, czy nawet rosnący zysk nie mógłby być wyższy? Znacznie wyższy? Podobno są prywatni przedsiębiorcy, którzy tolerują fakt nieuczciwości swoich menadżerów, i traktują te wyłudzenia, jako swoista „krysza” – haracz płacony za ich efektywność i generowane dla Właściciela zyski. Nie wiem jednak, czy zdają sobie sprawę, jak wysoki jest ten „haracz” i że tylko wprowadzając „krótką smycz” osiągaliby to samo nie musząc opłacać się swoim menadżerom?!

 

Im dłużej pozostawieni sobie menadżerowie czują, iż naleźli oni sposób na zawłaszczanie sobie majątku kosztem swoich Właścicieli, angażują oni wiele środków i działań, by maskować swój proceder. Dlatego, gdy posłaniec trafia do mnie, ciągle powtarzam – że nie można czekać i trzeba działać natychmiast. Czekanie dopiero jest problemem, gdyż wiemy, że jesteśmy oszukiwani i nic nie robimy. To wtedy dopiero można wkurzyć Właściciela. Problem w tym, że nadchodzą złe czasy na tego typu „kompromisy” o czym napiszę na końcu.

 

Niestety większość moich rozmówców wycofuje się z możliwości rozwiązania ich dylematów. Boją się. Strach niestety powstrzymuje ich przed działaniem. Jak napisałem wyżej, albo tolerują okradanie, nie wiedząc jak wysokie tracą pieniądze albo boją się reakcji udziałowców, współwłaścicieli czy ich szefów, a szczególnie oskarżenia ich o nieskuteczność. Tak ludzie się boją i często to nawet są w stanie racjonalnie wyjaśnić. „Cokolwiek zrobię, to ja poniosę konsekwencje tego, że tak późno to wykryłem” – powiedział mi jeden z menadżerów – „Nie chcę być posłańcem złych wiadomości, takich się wiesza, wie Pan, Panie Michale?” I znikają. Wolą tolerować taki bieg wydarzeń zamiast powiadomić kogo trzeba. Czy mają rację? – ja sam czasami zadaję sobie pytanie sam będąc świadkiem kiedy moi Klienci oczekują, że przedstawię im dowody pozwalające „na ścięcie głowy” wszystkich winnych nadużyć.  Z drugiej strony,  jeśli właścicieli firmy zadowala to, co jest, to czemu ktoś ma ryzykować informując go, że zyski mogły by być kilkakrotnie wyższe, gdyby pozbył się paru menadżerów i wreszcie wprowadził zarządzanie także przez kontrolę? Dlatego stan chorobowy może trwać latami by na końcu ktoś stwoerrdził, że „pacjent już nie rokuje”…

 

„Pacjent: Dziękuję zatem i żegnam wylewnie rewanżując się na parapecie. A Młoda Lekarka na to: Ależ w żadnym wypadku nie mogę przyjąć bo mi za to grozi więc proszę zostawić ale nazwać to inaczej. I kiedy pacjent oddalał się po gumnie, pomyślałam: Ech…

… i na tym skończyłam…”

 

Czasy się jednak zmieniają. Nowe regulacje prawne również. „Dotychczasowe rozwiązania funkcjonujące w polskim porządku prawnym co do odpowiedzialności podmiotów zbiorowych okazały się całkowicie nieskuteczne, a postępowań w tej sprawie było bardzo mało” – pisali w Rzeczpospolitej prawnicy Arkadiusz Matusiak i Marcin Ajs. Już chyba do wszystkich w Polsce dotarła wiadomość, iż powstał projekt ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych. Jak mówili jej twórcy, „celem jest zwiększenie skuteczności pociągania do odpowiedzialności karnej podmiotów zbiorowych, w szczególności spółek prawa handlowego, które dopuszczają się nadużyć, przestępstw o charakterze korupcyjnym czy wyrządzają szkodę klientom.” Podobne rozwiązania do tych zaproponowanych 28 maja br. przez Ministerstwo Sprawiedliwości funkcjonują m.in. w USA, Wielkiej Brytanii, Francji czy Holandii. Za najskuteczniejsze i najsurowsze w tym zakresie wskazuje się niewątpliwie m.in. amerykańską Foreing Corrupt Practices Act (FCPA) oraz UK Bribery Act. Obie ustawy przewidują możliwość pociągnięcia podmiotu zbiorowego do odpowiedzialności za przestępstwa o charakterze korupcyjnym lub też za tzw. kreatywną księgowość, niezależnie od tego, gdzie czyn został popełniony. Na przykład na podstawie FCPA jeden z głównych skandynawskich operatorów sieci komórkowej został zobowiązany w 2017 r. do zapłaty 965 milionów dolarów na rzecz Amerykańskiej Komisji Papierów Wartościowych (SEC) za działania korupcyjne popełnione na terenie Uzbekistanu. Dzięki FCPA obywatele Polski mogli skarżyć się do amerykańskiego ministerstwa sprawiedliwości na amerykańskie spółki popełniające przestępstwa w Polsce. Jeden z amerykańskich koncernów miał za to, co robił w Polsce problemy w Stanach. Za chwilę, po raz pierwszy w polskim prawodawstwie zastosowanie znajdzie koncepcja tzw. winy anonimowej, która jest z powodzeniem stosowana m.in. w prawie francuskim. Dzięki niej, odpowiedzialność podmiotu zbiorowego może mieć miejsce w przypadku wykazania w toku postępowania, że czyn zabroniony został tylko popełniony – co stanowi warunek minimum tej odpowiedzialności. Nie będzie wymagane ustalenie w ramach postępowania konkretnej osoby fizycznej jako sprawcy tego przestępstwa. Nie będzie miało znaczenia ustalenie, kto w ramach organizacji dopuścił się nadużyć, czy członkowie zarządu, rady nadzorczej, czy też inni pracownicy spółki. Jeśli więc dzisiaj, ktoś z zarządu spółki robi przekręty, odpowiedzialność za to poniosą wszyscy, rada spółki, właściciele i koledzy z zarządu. W ramach projektowanej ustawy kary pieniężne sięgać będą od 30 tys. nawet do 30 mln zł, niezależnie od uzyskiwanych przychodów. Tak surowa kara ma za zadanie odstraszać szeroko pojęty biznes od dopuszczania się nadużyć, w tym w szczególności największe firmy i korporacje. Ma też zmusić osoby odpowiedzialne w korporacjach do wdrożenia faktycznych mechanizmów przeciwdziałania fraudom. Ale to nie jest najgorsza kara jaka może spotkać spółkę. Najsurowszą karą przewidzianą przez projektodawców jest kara rozwiązania podmiotu zbiorowego. Sąd będzie mógł orzec likwidację spółki w przypadku, gdy spółka służyła w całości lub w znacznej części popełnieniu czynu zabronionego, a orzeczenie innej kary nie byłoby wystarczające do osiągnięcia jej celów. Dlatego, gdy zagraniczna korporacja, która odpuściła sobie pilnowanie swojej filii w Polsce, właściciel spółki „córki”, który „tolerował” w przekonaniu organów ścigania patologiczne działania władz swojej spółki zależnej, może któregoś dnia stracić ją, zainwestowane w biznes środki i jeszcze zostać wciągnięty w medialny cyrk, który zaszkodzi spółce „matce” oraz może doprowadzić do sporego kryzysu reputacyjnego mimo, że wszystko działo się w „dalekim kraju” lub „tylko” w spółce zależnej.

 

„I otworzyłam drzwi żegnając Pana Kierownika, krzycząc kto następny, ale oczekujący na mię pacjent zszedł”

 

Jeśli to, co teraz przeczytałeś dotyczy Ciebie, nie czekaj. Każdy dzień to kolejny element zagrożenia. To zwiększone ryzyko potwornych strat. Im szybciej podejmiesz decyzję, że coś z tym zrobisz, tym mniej wydasz, mniej stracisz, a na końcu będziesz pewien, że zadziałałeś właściwie. Będziesz miał czas na zastosowanie właściwych i skutecznych środków. Wielu ludzi myśli, że problem sam się rozwiąże, „że wszystko samo, dobrze się skończy”. Jeśli masz pytania, możesz napisać anonimowo, skomentuj, zadzwoń, zrób coś…

 

 

*Wszystkie śródtytuły są cytatami z „Pamiętnika Młodej Lekarki” Ewy Szumowskiej

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *